教你提高时间管理和知识管理水平,高效完成自己的工作和学习

要想职场效率高,掌握一些技巧肯定是不能少的,对于同一份工作,别人用10分钟完成了,而你用了一个小时依然没有搞完,那么别人可以比你享受更多的空闲时刻,而你在繁忙中把一天的时间给过完了,但是你发现自己看似很匆忙,但是好像并没有做成多少事情,长时间下来,可能还会因为你的效率不够高,还可能长期受不到领导的重视,甚至面临炒鱿鱼的风险。我想给大家介绍下在职场中如何有效地提高自己的效率。

时间管理:规划好你的工作时间


为什么有些人工作更快速,做事情看起来有条不紊,那是因为他们更懂得在合适的时间里去做合适的事,很多人在工作的时候但是却不知道自己在忙些什么,不知道该在什么时候去做什么事情,所以懂得时间管理就成了职场工作中一项非常重要的一项技能,他能够让你知道在什么时间去处理什么事情。

目前时间管理有很多的工具可以辅助,不过我比较喜欢使用滴答清单和微软to do,滴答清单在设计方面比较科学,并且稳定性比较好,支持各个平台,我们可以在电脑、手机、微信中同步进行时间管理。这也是在时间管理软件中极少数支持微信服务的。通过滴答清单的服务号,可以在微信中创建任务,接受任务提醒。微软to do是微软的产品,界面设计得非常的简洁,使用起来完全免费,只需要使用微软账号就可以进行全平台的同步,和windows操作系统也有着最好的兼容性。


除了使用这些辅助进行时间管理的工具,还需要培养一些习惯。比如每天早上起来用十分钟的时间给自己筹划自己一天中要做的事情,不要小看这十分钟,可以让你一天的工作过程中更加有计划,我们把时间归为两类,一类是计划中事件,一类是计划外事件。我们早上所做的规划主要是计划中事件,比如老板安排今天要做的事,昨天未完成的需要今天来处理的事项。把这些原本安排好的事项,用清单视觉化呈现出来,不要以为在大脑中有到时候一定就会想起来,有时候大脑是不可信的,及时地记录下来并安排到自己的事务清单中。整个处理过程可以用下图形象地表示:


在建立任务清单的时候为了能够区分事情的紧急性和重要性,可以使用四象限法则。可以根据内容分为四个等级:重要紧急、重要不紧急、不重要紧急和不重要不紧急的

我们最首先处理的事情是A象限里的事情,这种事情非常的重要并且需要及时地处理,比如老板让你立即处理一个合同文件然后20分钟之后交过来,这种事情需要及时去做,耽误不得。我们首先处理紧急事件,当我们把紧急事件处理完之后再考虑处理非紧急事件,对于D象限的事项既不紧急也不重要,这些事情可以在我们没有其他的事情需要处理的时候去做,这类事情比如今天阅读半个小时,这个事情并不是紧急的,可以当我们比较闲的时候去做。知识管理:打造属于自己的内容库
在我们工作和学习中,每天会充斥着各种各样的信息,比如上司说的一些重要的话,客户给你发送的一些重要文件,当你看一些内容的时候有了一些重要的收获需要记录下来,这些内容很多都可能需要再次使用,需要我们把他们收藏起来,当下次需要的时候能够快速调用出来。


在工作中我们需要建立两个系统:

  • 笔记系统(你的第二大脑)
  • 文件系统(你的大型文件柜)

打造笔记系统


我们的大脑不可能把所有的事情都记忆下来,因为随时都可能忘记,并且向大脑中填充大量的内容,对大脑也是一种负担。在工作中,大脑应该尽可能地去做思考性的工作,而不是记忆性的工作,对于记忆工作,我们可以借助一些工具来帮助我们完成,比如印象笔记、OneNote、有道云笔记、mybase。我们在工作中将所有有用的信息存储到我们的笔记系统,以方便我们需要的时候能够随时地调用。
在记录的时候我们做好的合理的分类,这样有助于我们进行复盘和下一次寻找。另外还要能够善用搜索功能,有时候我们无法确定确切的分类,那么搜索功能就可以帮助我们,我们可以记住笔记的标题,或者笔记内容里面的一部分,利用已知的“残缺”内容去搜索完整的笔记内容。


像印象笔记还支持更高级的搜索功能,比如搜索附件中office文档中的文字,笔记图片上的文字,利用搜索功能可以帮助我们快速锁定我们要使用的内容。

当然笔记系统的建立并不是一直向这个内容体系收集知识,还需要不断地复盘和整理,“剔除”一些无用功的内容,保留有二次价值的内容,对于这个有二次价值的内容,需要进一步回顾和复习,形成知识的内化。

打造文件系统


文件系统就是对有用的文件进行统一的管理,比如我们收集的客户资料,领导给我下发的重要的培训文件,我们在社交软件中接收到的一些重要的资料,需要进行统一的管理。虽然上面的笔记软件也可以通过添加附件的方式来存储文件,但是文件迁移起来比较麻烦。我们可以在自己的本地硬盘上开辟一部分空间,建立一个文件夹,在这个文件夹中创建子文件夹,这些子文件夹可以根据时间进行分类,也可以根据文件类型进行分类,我比较喜欢以时间命名一级文件夹,以类型命名二级文件夹,当我们收到文件的时候及时整理到对应的文件夹中。

【我的文件体系】
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内容的搜索


虽然这样的分类体系很清晰,但是如果时间长了你可能仍然不清楚放到那个文件夹了,这个时候可以借助一些小工具帮助我们进行搜索,比如everything、utools,可以帮助我们快速定位到我们想要寻找的文件。


在收集的时候养成好的习惯


在收集到我们的文件体系的时候,文件名一定要命名完整,写出完整的标题,备注,这样方便我们以后进行搜索和寻找,如果我们很多都命名为“新建文件.docx”,及时存储了很多有用的内容,我们也很难再次找到。“如何提高职场效率-XXX会议培训资料-主讲:XXX”这样的命名方式有助于我们进一步找到。


打造全平台同步的文件体系


如果你想在家里的电脑和公司的电脑能够同步管理这些文件,那么你需要借助一些同步盘工具,同步盘的好处是,这些文件会被云端备份,并且可以多设备进行同步和管理,当文件夹中内容发生替换或者相应改变的时候,云端和其他的设备也会发生同样的变化。这类工具目前比较好用的有坚果云、Onedrive。我们在家里的电脑设置好同步文件夹,我们在家里处理的文档放在同步文件夹中,当我们到公司的时候,我们在同步文件夹中打开这个文件可以在这个基础上进行编辑,实现多设备协同。

本文来源:产品壹佰

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