如何利用「知识汇」进行团队知识管理?

团队或企业在知识管理上常常会遇见以下问题,资料零散分散在员工的电脑上,需要时难以快速查找和管理;人员流动导致知识流失严重和能力断层;团队或企业缺乏知识和经验的沉淀,容易重复犯一些错误。

数据来源:Delphi Group Survey

根据Delphi Group的调查显示,企业知识的42%是存在员工头脑中的隐性知识,26%是电子文档,20%是电子文档,仅仅只有12%是存在电子知识库中。

隐性知识是指隐藏在员工头脑中的、不易公开共享出来的那部分知识,例如经验诀窍、深度的专业知识等,难以汇总和分享,而隐性知识是组织创新的源泉。以上数据显示这部分知识占了企业知识的42%,由此可见,加强团队知识管理尤为重要。

知识管理(KM, Knowledge Management)是网络新经济时代的新兴管理思潮与方法,管理学者彼得·杜拉克早在一九六五年即预言:“知识将取代土地、劳动、资本与机器设备,成为最重要的生产因素。”

所谓的知识管理,可以定义为组织或个人,利用一些工具、平台或系统,通过收集、管理、共享、更新、创新等过程,快速获取内外部的知识并加以储备,这些知识可以高效地输送到每一位员工,提高员工的工作成效,减少错误的重复发生。从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本,有助于企业做出正确的决策,以因应市场的变迁。

简而言之,知识管理就是知识收集、管理、共享、迭代、创新的一个过程。

一、知识收集:支持多种知识类型一键收集

知识收集是知识管理的第一步。知识按照属性可以划分为隐性知识和显性知识。

显性知识即以书面文字、图表和数学公式加以表述的。可以是公司管理制度、岗位SOP操作文档、行业研究报告、市场调研报告、客户资料、产品PRD文档等等。

隐性知识指隐藏在员工头脑中的、不易公开共享出来的那部分知识,比如工作中的经验诀窍、深度的专业知识等等。

通过「知识汇」我们可以将显性知识一键整理到「团队知识库」中,便于团队最快的共享和复用,节省日常工作中查找、沟通时间,解决不同部门之间的信息衔接问题。

对于那42%存在于员工大脑中的隐性知识,我们可以通过「团队知识库」将其外化,即把隐性知识表达出来成为显性知识。比如将实践工作中的经验教训总结成书面形式。

「知识汇」支持多种知识的收集,包括网页链接、微信链接、各种文档(Word、Excel、PPT、PDF、TXT等)、图片、网站、股票、书籍、文本(富文本、Markdown文本),多种知识类型一键收集到「团队知识库」中。

二、知识管理:人机结合方式整理知识体系

知识简单的把知识收集到知识库中是不够的,企业知识依旧是碎片化、孤岛化的。我们需要整理并构建知识体系,使其结构化,通过不断的更新、复盘旧知识、吸收新知识,在反复锤炼中不断加强对知识的理解与记忆,从而成为真正属于企业的财富,同时也是这个团队中每个人的财富。

「知识汇」提供了人机结合的知识体系构建方式来进行知识管理。

  • 人机结合:知识体系框架梳理出来后,可以设置“内容机器人”,通过关键词设置,让系统来自动的追踪相关内容,然后人工将需要的内容一键添加进知识体系,提高效率
  • 团队成员可以共同编辑、管理知识体系

三、知识共享:对内共享和对外分享

知识的共享是知识管理的核心。将知识输出给员工,并让员工得以吸收和应用,这实质上就是知识共享的过程。

前面提到过“知识将取代土地、劳动、资本与机器设备,成为最重要的生产因素。”企业内部的知识共享不仅可以增强企业获取知识的有效性,还可以有效的防止知识流失。

企业知识的42%是存在员工头脑中的隐性知识,在知识型企业中,可能比例更很高。一旦发生人员变动或流失,有专业知识、又有一定工作经验、能独挡一面的专业技术人才离开企业,他们就会将大量的行业信息和科技成果甚至用户带走,给企业发展带来严重损失。因此企业内部知识共享,将知识沉淀下来成为企业知识的一部分,能有效降低知识独占性给企业带来的风险。

无论是知识库中的知识,还是知识体系都支持对内共享和对外分享。

  • 链接分享:知识和知识体系,支持链接分享至钉钉、微信、企业微信等地方
  • 同步至官网:梳理完毕的知识体系可以分享至官网
  • 团队协作:支持多人团队协作,共同编辑完善知识体系
  • 团队分享:知识汇中可创建多个团队,支持团队之间分享

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