什么是“知识管理”?如何搭建个人知识体系,提升工作效率?

时间就是生命!如果有一种“魔法”,可以将你的效率提供1倍,甚至好几倍,让你本来需要20年才能完成的事情缩减至10年,你会不会心动呢?

那么,这个世界上,存在这样的“魔法”吗?

我的答案是:“有的!那就是‘个人知识管理’”。

什么是“知识管理”?如何搭建个人知识体系,提升工作效率?

那么,什么是知识管理呢?

我认为,知识管理是一个包括对外部信息的加工,核心知识的提炼以及思维模型的搭建过程,而这个过程一切都是围绕着提升我们认知水平和行动速度进行的。

如果从这个概念去理解知识管理的话,知识管理殿堂主要有3层,最底下也是最基础的一层是工具的使用,中间层为方法论的形成,而最高一层为核心思维模型(比如我们人类几千年历史所总结出来的知识瑰宝,如物理学定理、心理学法则等)。

“世界上,很多看似复杂的知识和道理,其实都可以通过一些基本的模型和框架去解释”。在我们日常生活和工作中,总会遇到各种各样的问题,有的人会基于过往的经验和知识,去解决这个问题;还有的人会探寻问题表象下的根源,为什么会产生这个问题?以前有没有产生过类似的问题?如何解释这个问题?是否有一个共通的方法可以解决类似的问题?……

前者,或许解决问题能力会不断提高,但问题总是会一个接着一个出现的,他们会不断忙于解决后来出现的问题,但随着年龄的增大,体力和精力的下降,会感觉越来越力不从心。而后者,由于善于探寻问题的本质,并思考提炼出解决这类问题的思维模型,往后遇到类似的问题时他们可以直接套用此前总结出来的方法去解决,这类人往往也被我们称之为“专家”。

后者,更倾向于真正的知识管理。个人的知识管理,核心是从信息的收集,到方法论的形成,再到模型和思维框架的形成过程,也是一个从隐形知识到显性知识的过程。而这最明显的好处体现在它可以提升我们的认知水平和提高效率。

什么是“知识管理”?如何搭建个人知识体系,提升工作效率?

1.提高效率——知识的复用!

比如,写一篇文章,需要经过选题、素材收集、素材梳理和筛选、动笔写这4个基本的步骤。正常来说,每个步骤都需要占去你一定的时间,如果说写一篇文章需要花费2个小时,素材收集和整理通常会占1个小时,当收集的素材足够丰富,而且写的选题是作者熟悉的领域,真正的动笔写是不需要花费很多时间的。

这个过程中,素材的收集和整理是决定文章是否具备深度和广度的重要步骤之一。但这个步骤也是最能够帮助我们节省时间的步骤。

假如,我们写文章所需的素材已经存在于我们搭建的个人知识库中呢,我们只需要调用出来就可以了,那么我们的效率将会得到极大的提升。

而这本质是知识的复用。

在日常的生活中和工作中,刻意收集一些对我们有价值的知识,并且存储在个人知识库中(这里我选择用“印象笔记”作为我的个人知识库的主要承载工具),往后当我们需要用到相关的知识时,检索调用出来,快速帮助我们解释问题或解决问题。

什么是“知识管理”?如何搭建个人知识体系,提升工作效率?

2.提升认知水平

从宏观的角度来理解知识管理,知识管理的确可以帮助我们提升认知水平。

在《穷查理宝典》这本书中,查理·芒格讲到:“如果你只是孤立地记住一些事物,试图把它们硬凑起来,那你无法真正理解任何事情……你必须依靠模型组成的框架来安排你的经验。”

知识管理,就是将我们日常经验、每日学习到的零散知识汇总在一起,并整理归档。类似于图书馆,知识以分类的形式存储在相应的地方,每本书作为一个小知识块存储在相应的地方,同类的书组成某一领域的知识,而多个领域的图书则构成一个大的图书馆。但与之相区别的是,知识管理更高级,组成知识体系中的每一小块知识是可以相互联结在一起的,并非只有点与点之间的线性关系,而是网状关系。

什么是“知识管理”?如何搭建个人知识体系,提升工作效率?

在个人知识体系搭建起来后,我们可以像吸铁石一样,将所有对我们当下或不远的未来有用的信息吸进来,并经过思考整理成知识后,将这些知识存储起来,随着我们不断的积累,我们所搭建的知识体系框架会越来越有内容,越来越丰满。

从另一方面来说,其实通过外部的工具搭建个人知识体系,本质是减少我们的记忆信息量,而将时间用在思考和创造上。

很多时候,在我们的身边,包括我自己,我们会将学过的东西遗忘了或者前不久父母或女友/男友交代的事情忘记了归因于记忆力下降或者最近事情忙等等。或者羡慕别人的好记性……

但其实,相比记忆,我们的大脑更善于思考。只不过,我们很多时候,都有意或无意地对大脑的要求重在记忆而已。但我们能接触到的、以及能记住的知识其实不过是人类知识海洋中的沧海一粟。特别是现代社会中,每天都有大量的新信息、新知识的出现,我们不断要求自己的大脑学习、记忆、学习、记忆,而这个过程的速度远远跟不上信息产生的速度,所以自然而然就产生了知识焦虑。

如果,我们将记忆的绝大部分工作交给外部的工具,比如云笔记(目前比较流行的工具有印象笔记、有道云笔记、幕布、石墨文档等),以这类的工具作为我们外接的“网络云盘”(或我称之为“第二大脑”,该“大脑”重在知识的存储),将自己的大脑用在更有价值的地方,比如思考和创造,生命会不会更有意义呢?

所以,放弃“我有一个好脑子,我一定要记住这些东西”的想法吧,当面对新知识或者想到的好想法时,拿出更多的精力去思考和创造,将记忆交给外部工具,当大脑进行思考和创造多了,自然而然,我们的认知水平也就上升到了一个更高的水平,我们看待事物的角度也将远远不同。

正如《教父》这部电影中有这么一句话“花半秒钟就看透事物本质的人,和花一辈子都看不清的人,注定是截然不同的命运。”

这也是我为什么建议重视“个人知识管理”的原因。

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