个人知识管理如何做好分类管理,便于后面的学习利用?


一般人的知识组织就像一个仓库,而且这个仓库,只管堆放,从不整理,像下图这样:

这样的结果就是东西多了,找都找不到。


于是,有的人为了避免这种情况的发生,对知识仓库进行了整理,变成了下图这样:

分门别类之后,一下子清晰了很多,但仓库变成了图书馆。


这样组织的知识是不是就可以在工作灵活运用了呢?


想象一下我们工作中的场景,当我们接到一项任务的时候,它分为好几个步骤,每一个步骤可能会用到好几种类型的知识。




如果知识只是按照专业领域来划分,工作时查找起来仍然会很麻烦。就如同我要解决一个问题,你给了我一座分类清晰的图书馆,我还是要费九牛二虎之力去查找、阅读、组织资料。很多情况下,即使知道这个图书馆的存在也懒得去查。


那怎么样才可以让这些知识查找起来更直接呢?


从应用的角度,如果能有实实在在的操作手册,查阅起来就可以方便许多。所以更好的分类方法不是按照专业领域来划分知识,而是按照工作的步骤来划分。




有了这样的操作手册,你就可以不假思索地在工作中运用之前积累的知识了。


那有没办法既可以像操作手册一样按步骤来集结这些知识,同时又保留原来专业领域的划分方法呢?或者应用中,你会发现有一些知识不光在一个步骤中可以运用,在很多个步骤中都可以运用,如果每个步骤中都记载一遍这些知识就会很麻烦。


这时候你就可以把相关的知识单独提炼出来,通过链接将工作步骤与它们连接起来。当你要运用这些知识的时候,还是可以顺着工作步骤找到入口。




对应到个人能力模型里面,我们就会这样梳理:




在工作中你会发现,除了掌握工作流程框架和知识外,不管任何工作要想完成得更好,还有两个很重要的影响因素:素质和能力。这些素质和能力,始终与我们的工作、生活相伴。




对应到能力模型里面,梳理的结果就是这样的:




综上,我的个人能力模型主要由素质、能力、技能、知识这四部分来支撑。


以下我就以自己构建的咨询顾问知识体系框架为例,分三个步骤系统讲讲自己是如何构建出自己的知识体系框架并快速地上手应用(声明下,我真的没拿微软的广告费,推荐OneNote纯粹因为它的多层架构适合搭建知识体系)。


(如果你看到最后的话,会发现我们有一个职场交流群。群是免费的,但是谢绝广告和水聊)


步骤一、构建自己的能力模型


个人的能力模型是整个OneNote笔记体系框架构建的基础。


下图的模型是我2010年从ERP实施顾问准备向管理咨询顾问转型时构建的个人职业及能力架构图:


图、个人能力模型图

步骤二、设计OneNote笔记本框架


OneNote笔记包括了笔记本、分区组、分区,页和子页,这是一个逐层包容的关系:


1、一个笔记本里面可以有无数的分区组
2、分区组下面可以有无数的分区
3、分区下面可以有无数的页
4、页下面可以有无数的子页
5、子页下面还可以有更低层次的子页




更重要的是,OneNote支持页面内容与页面之间自由链接,从而在知识层次结构的基础上,又很好地支持了知识间广泛联系的建立。


下面请跟着我,一起来尝试运用OneNote强大的层次结构和关联关系,构建我们的知识体系框架吧。


首先,我构建了“L&K 笔记本”以承载完整的顾问知识体系。下图是“L&K笔记本”架构的全貌。




其次,我在“L&K笔记本”中建立了“Competencies素质”、“Capabilities(能力)”、“Industry(行业)”等分区,以及“PM Structure(ERP实施框架)”、“Consulting Structure(咨询框架)”等分区组,清晰地呈现了个人职业及能力框架的总体架构(参见上图左侧①)。


第三,以“Capabilities(能力)”分区为例,我在该分区下面建立了“结构化思维能力”、“沟通表达能力”、“观察力”以及“领导力”等页(参见上图右侧②)。通过分区下的页及子页设计的形式,结构清晰地呈现了“能力”维度的具体组成。


通过以上设计,可以让我们将新学到的知识快速地归拢到知识体系中,而不再是零散的知识点;同时也能够让我们自己系统、快速地了解到能力薄弱环节,从而有目的地主动学习。


OneNote还有一个独特之处,就是随时可以在页面的任意位置进行编辑,因此可以将相隔较长时间的同类知识点和心得归纳在同一个地方:


一是每次编辑时都可以实现相关知识的反复参照,加强记忆;

二是实现了知识的增量积累,彻底避免了知识点和心得经验随时间丢失的难题。


如我的“PPT制作技巧”子页中记录的内容(参见上图中间③),、就是横跨了至少两年的时间,每次学到新的内容或有新的感悟时,我就进行修改、补充。通过这种方式积累知识,可以随时拿出内容相对工整的分享。这也是我转行做培训时,可以快速地开发出一套完整的顾问培养体系的原因。


步骤三、持续更新知识体系


完成整体的知识体系框架构建后,就需要在具体的学习、工作实践中善于应用知识,并及时总结实践经验,以持续更新知识体系。


下面以我如何在实践中应用“ERP项目管理”的知识为例,演示下知识体系的应用和完善方法。


在“L&K笔记本”外,我建立了一个“Projects笔记本”,用于记录项目实践(参见下图)。




以从事ERP实施顾问时为例,每次有新的ERP项目时,我首先会将“L&K笔记本”中的“PM Structure”分区组(上图①)复制一份作为“Projects笔记本”中的新分区组(上图②),用作新项目的笔记框架。


这样一方面可以运用积累的知识和经验体系化地对项目实施进行指导;另一方面也可以体系化地总结新项目的经验教训,并即时更新到经验积累中。


通过此方法,我年轻的时候每做一个ERP项目至少能积累一般顾问5个项目的经验,因此成长得非常快,当时我从事ERP实施不到两年的时间,就已经成为深圳分公司的首席实施顾问了。


我后来转型管理咨询顾问、以及售前顾问时,同样采用以上的方法:先在“L&K笔记本”中构建了管理咨询和售前项目的框架体系,有新项目时就运用该框架作为指导,并在每一次完成项目后提炼通用性的经验到该框架中。我在两家非常知名的外企咨询公司工作时之所以能取相当不错的工作业绩,与此密不可分。

来源:知乎 作者:王世民

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